ビジネスメールは今や欠かせないコミュニケーション手段ですが、時には「迷惑メールでは？」と誤解されてしまうことがあります。
正規のお知らせメールなのに、お客様から「迷惑メールじゃないですか？」と疑われてしまったことはありませんか？
今回は「迷惑メールと誤解されない方法」として、ビジネスメールに信頼を添える工夫や例文をご紹介します。
ビジネスメールが迷惑メールと誤解される理由と対策
ビジネスメールは効率的です。ですが顔が見えないために「どんな人が送っているのか」伝わりにくいことが原因で、迷惑メールと誤解されがちです。初めてやり取りする相手には少しの違和感が不安を招き、「迷惑メールかもしれない」と思われることも少なくありません。
こうしたリスクを避け、相手に「信頼できる」と感じてもらうためには、安心感を伝える表現や工夫が必要です。
以下の方法を取り入れることで、誤解を防ぎ、信頼感を築きましょう。
迷惑メールと疑われないための3つのポイント
1.公式サイトやSNSを活用して「顔が見える存在」になる
メール以外にもSNSや公式サイトで日常の情報やスタッフ紹介などを発信しましょう。会社の温かみや人らしさを伝えられます。普段から親しみやすい存在として認識されることで、見慣れないメールが届いたときでも「この会社は信頼できる」と思ってもらいやすくなります。
2.件名に会社名や内容を明記して信頼感を持たせる
迷惑メールに見られがちな曖昧な件名は避けましょう。会社名や具体的な内容を明記したシンプルな件名にすることが重要です。
3.丁寧な言葉や公式リンクを添え、安心できるメール文にする
メール本文では丁寧な表現を使いましょう。署名に公式サイトやSNSのリンクを加えることで、「正規のメール」という印象を強めることができます。
以下に、信頼感を与えるメールの例文をまとめました。
迷惑メールと誤解されないメールの例文｜信頼される書き方
例文1：件名と署名に信頼感を持たせたシンプルな案内メール
件名:
【○○のお知らせ】（会社名／部署名）
本文
○○様
お世話になっております。株式会社○○の○○（部署名／担当者名）です。
いつも弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、○○に関する新しいご案内をお届けいたしました。
このメールは、弊社からの正式なご連絡でございます。
少しでもご不明な点や気になることがございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
また、今回の内容については弊社の公式サイトにも掲載しておりますので、こちらも併せてご覧いただけますと幸いです。
[公式サイトURL]
[公式SNSリンク]
今後とも安心してご利用いただけるよう、心を込めてサポートしてまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名:
株式会社○○
○○（部署名）
○○（担当者名）
TEL：03-1234-5678
Email：support@xxxx.com
公式サイト：https://www.example.com
SNS：Facebook / X / Instagram
ビジネスメールでは、署名に公式サイトやSNSのリンクを添付することが効果的です。公式サイトがあれば「このメールは信頼できる」と思ってもらいやすくなります。
SNSで情報発信をしておくと、普段からお客様に会社の活動やスタッフの紹介などを知ってもらえるため、見慣れないメールでも不安に思われにくくなります。
例文2：丁寧な言葉を使った、確認依頼メール
件名
【ご確認のお願い】○○に関するご案内（会社名）
本文
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○（部署名／担当者名）です。
このたび、○○に関するご案内をお送りいたしました。
ご確認いただけましたら幸いです。
なお、本メールは弊社の正式なご案内ですので、ご安心いただければと思いますが、万が一ご不明点やご不安な点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
また、弊社の公式サイトにも同様の情報を掲載しておりますので、合わせてご確認いただけるとさらに安心かと存じます。
[公式サイトURL]
[公式SNSリンク]
引き続き、○○様のご期待にお応えできるよう努力してまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
株式会社○○
○○（部署名）
○○（担当者名）
TEL：03-1234-5678
Email：support@xxxx.com
公式サイト：https://www.example.com
SNS：Facebook / X / Instagram
この例では、丁寧な言葉を使い、公式サイトやSNSのリンクを添えることで安心感を与えています。初めての相手でも信頼感を持って確認してもらいやすいメールです。
信頼されるためのビジネスメールは普段からの積み重ね
ビジネスメールでは、ただ情報を伝えるだけでなく、日常的な発信や公式サイト・SNSの活用などで「人らしさ」を通じて信頼を築くことが重要です。
顔が見えないからこそ、丁寧なメールの書き方や工夫が大きな安心感に繋がります。このような方法を活用して「信頼を届けるビジネスメール」を心がけ、より良いコミュニケーションを実現していきましょう。
